Privacyverklaring

Wij vinden het van groot belang dat er zorgvuldig wordt omgegaan met persoonsgegevens. Deze worden door ons dan ook zorgvuldig verwerkt en beveiligd. Daarbij houden wij ons aan de eisen uit de privacywetgeving. Vescom is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals weergegeven in deze privacyverklaring.

Contactgegevens

Als u naar aanleiding van deze privacyverklaring nog vragen heeft, kunt u contact met ons opnemen via onderstaande contactgegevens:

Vescom B.V.
Sint Jozefstraat 20
5753 AV Deurne
+31 (0)493 315 833
privacy@vescom.com
www.vescom.com

Persoonsgegevens die wij verwerken en de grondslag voor de verwerking

Als u gebruik maakt van een van onze diensten of als u (voor andere redenen) contact met ons opneemt, dan kunnen wij de gegevens die u direct aan ons verstrekt verzamelen. Het gaat daarbij onder meer om de volgende gegevens:

Uw (zakelijke) e-mail adres / communicatiegegevens
Wachtwoord
Bedrijfsnaam
Geslacht
Voornaam
Achternaam
Functie (optioneel)
Project (optioneel)
Zakelijk adres
Postcode & plaats van uw bedrijf
Land
Gewenste taal
Telefoonnummer
Overige persoonsgegevens die u actief verstrekt bijvoorbeeld door een profiel op deze website aan te maken, in correspondentie en telefonisch
Locatiegegevens
Gegevens over uw activiteiten op onze website
Internetbrowser en apparaat type / MAC-adres

Ook als u gebruik maakt van onze website verzamelen we bepaalde gegevens van u. Deze website maakt namelijk gebruik van HubSpot; een dienst van HubSpot Inc, een Amerikaanse softwareleverancier. Met behulp van HubSpot verzamelen we persoonlijke gegevens van u, zoals uw naam, e-mailadres, het bedrijf waarvoor u werkt, uw functie binnen het bedrijf, uw IP-adres, uw klik- en bezoekgedrag op onze website en alle andere informatie die u expliciet aan ons verstrekt. HubSpot kan tevens een pop-up vertonen op onze website met het verzoek of wij u wellicht verder kunnen helpen met uw vraag. Alleen als u uw gegevens invoert, worden deze gegevens door ons opgeslagen en verwerkt.

Met welk doel en op basis van welke grondslag verwerken wij persoonsgegevens

Vescom verwerkt de gegevens die u aan ons verstrekt voor de volgende doeleinden:

U de mogelijkheid te bieden een account aan te maken voor uw bedrijf ten behoeve van de uitvoering van de overeenkomst met u en tevens ten behoeve van onze gerechtvaardigde belangen (het efficiënt functioneren van onze organisatie).
Stalen toe te sturen naar het opgegeven adres (in het kader van de uitvoering van de overeenkomst met uw bedrijf).
Contact met u op te nemen naar aanleiding van de verzonden stalen of het betreffende project (in het kader van de uitvoering van de overeenkomst met u).
Verzenden van onze nieuwsbrief op uw verzoek naar uw zakelijke e-mail adres. Dit doen wij op basis van door gegeven toestemming (die u altijd weer kunt intrekken) en op basis van onze gerechtvaardigde belangen (marketing).
U te informeren over (wijzigingen van) onze diensten en producten. Wij doen dit alleen om u te informeren over producten die verwant zijn aan de producten die u eerder bij ons heeft besteld. Op deze manier hopen wij u zo goed mogelijk van dienst te kunnen zijn, terwijl we ook handelen in het kader van ons gerechtvaardigd bedrijfsbelang (marketing). U kunt ons te allen tijde laten weten geen prijs meer te stellen op deze berichten. Wij zullen u in dat geval geen berichten meer sturen.
Het verlenen van toegang tot ons WIFI-netwerk.

U bent niet verplicht de genoemde persoonsgegevens te verstrekken. Indien u ze echter niet verstrekt is het mogelijk dat wij niet in staat zijn de door u gevraagde diensten (waaronder de verkoop van onze producten) te leveren.

Wij maken geen gebruik van geautomatiseerde besluitvorming waaronder profilering.

De genoemde persoonsgegevens kunnen worden opgeslagen in de volgende systemen:

CRM systeem – om stalen te verzenden en contact met u opnemen
CMS systeem – om uw account op te slaan
E-mail marketing software – voor verzending van nieuwsbrieven
Analytics software – voor het verbeteren van onze website
Email-archief

Naast bovengenoemde systemen maken we gebruik van HubSpot. HubSpot is een tool voor de verzameling en verwerking van uw (persoons)gegevens, die door ons wordt gebruikt voor diverse marketingdoeleinden:

Het optimaliseren en verbeteren van onze website of de vindbaarheid van onze website in zoekmachines (Search Engine Optimization (SEO);
Het participeren in die social media kanalen die u gebruikt en het analyseren van de resultaten van onze social media activiteiten (Social Media Management);
Het optimaliseren van de resultaten van onze landingspagina’s;
Het analyseren van de interacties die u met onze organisatie heeft, bijvoorbeeld door onze website te bezoeken of onze e-mailberichten te openen (Lead Scoring en Workflows);
U per e-mailbericht, telefonisch of persoonlijk informeren over producten en diensten die wellicht voor u interessant kunnen zijn;
Het terugrekenen van onze omzet naar onze marketingcampagnes (Closed Loop Analytics);
Het optimaliseren en verbeteren van de inhoud op onze website (Content Management);
Het versturen van nieuwsbrieven en geautomatiseerde updates (E-mailmarketing). Als u zich inschrijft voor onze nieuwsbrief, dan kunnen wij via HubSpot ook uw bezoeken analyseren aan de hand van aanvullende gegevens, zoals uw naam en e-mailadres, en u doelgericht informeren over uw favoriete onderwerpen.

De door ons via HubSpot verzamelde (persoons)gegevens zullen uitsluitend worden aangewend voor het leveren en optimaliseren van onze marketingactiviteiten. Wat betekent het gebruik van HubSpot voor u als bezoeker van onze website? Er zijn twee mogelijkheden:

U bent een anonieme bezoeker. In dit geval zien wij niet welke pagina’s u bezoekt. Wel kunnen wij op onze website analyseren hoe vaak een pagina bekeken wordt. Op deze manier kunnen wij aandacht besteden aan de voor ons meest belangrijke onderdelen van onze website. Informatie die wij verzamelen zijn uw IP-adres en IP-locatie.
U bent een bekende bezoeker. Hiervan kan sprake zijn als u uw gegevens aan ons kenbaar heeft gemaakt, bijvoorbeeld door zich te abonneren op de nieuwsbrief. In dit geval wordt door ons automatisch een persoonlijk profiel van u aangemaakt en bijgehouden, waarmee we kunnen analyseren welke pagina’s u bezoekt, welke nieuwsbrieven u heeft geopend en waar u op geklikt heeft.

Wij gebruiken HubSpot, omdat we het van belang vinden dat de content op onze website en/of onze marketingactiviteiten is/zijn afgestemd op uw specifieke behoeften.

Delen van persoonsgegevens met derden

Vescom verstrekt uw persoonsgegevens alleen aan derden als dit nodig is voor de uitvoering van onze overeenkomst met u of om te voldoen aan een wettelijke verplichting. Wij schakelen bijvoorbeeld betaaldienstverleners in voor online betalingen en bezorgdiensten voor de levering van door u bestelde producten. Indien wij derden als verwerker inschakelen maken wij altijd afspraken over de verwerking van persoonsgegevens om er voor te zorgen dat deze derden passende maatregelen treffen om uw persoonsgegevens vertrouwelijk te behandelen en ze te beschermen.

Deze verklaring is niet van toepassing op websites van derden die door middel van links met onze website zijn verbonden. Wij kunnen niet garanderen dat deze websites op een betrouwbare of veilige manier met uw persoonsgegevens omgaan. Lees altijd voor gebruik van de desbetreffende website de privacyverklaring van deze website, voor meer informatie over de manier waarop zij met uw gegevens omgaan.

Bewaartermijnen

Vescom bewaart de persoonsgegevens niet langer dan strikt noodzakelijk is voor de doeleinden waarvoor zij deze gegevens verzamelt:

Indien u zich heeft afgemeld voor een nieuwsbrief of andere commerciële communicatie, wordt uw e-mail adres per direct op inactief gezet. Ten behoeve van statistieken wordt uw emailadres bewaard en na maximaal 5 jaar uit onze database verwijderd.
Crediteuren en debiteuren gegevens en in-en verkoopadministratie / communicatie die op de verkoop betrekking heeft worden 7 jaar bewaard (op grond van fiscale wetgeving).
Facturen in verband met de omzetbelasting worden 7 jaar bewaard (op grond van fiscale wetgeving).
Gegevens betreffende de door u gekochte en door ons geleverde producten worden 7 jaar bewaard.

In sommige gevallen gelden langere bewaartermijnen, bijvoorbeeld op grond van de wet of vanwege een claim.

Cookies

Bij het verzamelen en combineren van uw gegevens maken we gebruik van cookies. Wilt u meer weten over cookies? Lees dan onze cookieverklaring.

Uw rechten

U heeft het recht ons te verzoeken om uw persoonsgegevens in te zien, te corrigeren, de verwerking te beperken of uw gegevens te verwijderen. Daarnaast heeft u het recht om uw eventuele toestemming voor de gegevensverwerking in te trekken of bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens door Vescom. U heeft ook het recht op gegevensoverdraagbaarheid. Dat betekent dat u bij ons een verzoek kunt indienen om uw persoonsgegevens waarover wij in geautomatiseerde vorm beschikken in een computerbestand naar u of indien mogelijk een andere, door u genoemde organisatie, te sturen.

U kunt een verzoek als hierboven aangegeven sturen naar privacy@vescom.com. Wij zullen zo spoedig mogelijk en in ieder geval binnen 1 maand op uw verzoek reageren. In complexe gevallen kunnen wij deze termijn met 2 maanden verlengen.

Om er zeker van te zijn dat het verzoek tot inzage door u is gedaan, vragen wij u een kopie van uw identiteitsbewijs met het verzoek mee te sturen. Vergeet niet om op de kopie uw BSN én uw pasfoto af te schermen.

Vescom wil u er tevens op wijzen dat u de mogelijkheid heeft om een klacht in te dienen bij de nationale toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens. Dat kan via deze link.

Hoe wij persoonsgegevens beveiligen

Vescom neemt de bescherming van uw gegevens serieus en neemt passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan.

De door ons via HubSpot verzamelde gegevens worden opgeslagen op de servers van HubSpot, die gelegen zijn buiten de Europese Economische Ruimte. Wij hebben wel de nodige maatregelen genomen om ons gebruik van HubSpot (zoveel mogelijk) in overeenstemming te brengen met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). HubSpot Inc. is gecertificeerd volgens de voorwaarden van de EU-US Privacy Shield Framework. Voor een volledige inzage in het privacystatement van HubSpot verwijzen wij naar de website van HubSpot.

Als u de indruk heeft dat uw gegevens niet goed beveiligd zijn of er aanwijzingen zijn van misbruik, neem dan contact op met privacy@vescom.com.

Beveiligen

Wij nemen passende beveiligingsmaatregelen om misbruik van en ongeautoriseerde toegang tot uw persoonsgegevens te beperken. Zo zorgen wij dat alleen de noodzakelijke personen toegang hebben tot de gegevens, dat de toegang tot de gegevens afgeschermd is en dat onze veiligheidsmaatregelen regelmatig gecontroleerd worden.

Wijzigingen in deze privacyverklaring

Wij kunnen deze privacyverklaring van tijd tot tijd wijzigen. Wijzigingen zullen op onze website worden gepubliceerd. Uw gegevens gebruiken wij nooit zonder toestemming voor andere doeleinden.

Het is daarom aan te raden om deze privacyverklaring geregeld te raadplegen, zodat u van deze wijzigingen op de hoogte bent.